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Une instruction datée du 28 juin 2023 adressée aux directeurs généraux des ARS précise le nouveau cadre juridique et les modalités de mise en œuvre et de programmation du nouveau dispositif d’évaluation des ESMS.
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Rappel des évolutions du nouveau dispositif :
– Une évaluation réalisée par un organisme évaluateur tiers de l’ESSMS se substitue aux évaluations interne et externe : facilitation de lecture des résultats avec un seul format de rapport d’évaluation
– Un premier référentiel national commun d’évaluation élaboré par la Haute Autorité de santé (HAS) publié le 10 mars 2022
– Un nouveau calendrier quinquennal des évaluations : ce qui implique une programmation des échéances de transmission des évaluations par les autorités compétentes
– Une procédure d’accréditation par le Comité français d’accréditation (COFRAC) des organismes évaluateurs : Dans le cas où un rapport a été réalisé par un organisme finalement non accrédité et que l’autorité de tarification et de contrôle l’estime insatisfaisant, il peut être demandé à l’ESSMS de faire procéder à une nouvelle évaluation par un organisme accrédité. Cette demande doit intervenir dans un délai de 6 mois à compter de la date d’information par l’ESSMS de la non accréditation de son organisme évaluateur et le nouveau rapport d’évaluation doit être transmis dans un délai de deux ans.
– La transmission des résultats d’évaluation est fixée par une programmation pluriannuelle sur 5 ans arrêtée par les autorités en charge de l’autorisation : L’objectif est d’aboutir à un dispositif plus souple et plus simple, permettant de lisser la transmission des rapports d’évaluation. La programmation pluriannuelle des évaluations est publiée par arrêté, au plus tard le 31 décembre de chaque année et porte sur la période des 5 années à venir.
– Une programmation pour mieux tenir compte des situations des ESSMS : Une articulation entre programmation CPOM et programmation des échéances de transmission des rapports d’évaluation
– Un ajustement de la programmation au 31 décembre de chaque année pour tenir compte des nouvelles situations telles que la création de nouveaux ESSMS sur le territoire, la programmation d’une négociation de CPOM, la fusion de plusieurs établissements et services sociaux et/ou médico-sociaux en cours d’année, le souhait d’un organisme gestionnaire de regrouper les évaluations de plusieurs structures sociales et/ou médico-sociales.
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Spécificité des services autonomie à domicile :
Dans le cadre de la réforme des services autonomie à domicile, le décret portant réforme à paraître, prévoit une période transitoire de gel des évaluations pour tous les services amenés à se réformer jusqu’en 2025. Les ATC pourront les intégrer, à compter du 1er juillet 2025, dans la première programmation pluriannuelle. Toutefois, les services qui se sont déjà engagés dans une démarche d’évaluation pourront la mener à leur terme. Ils ne seront intégrés dans la programmation pluriannuelle qu’à compter du 1er janvier 2028.
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Dialogue encouragé avec les ESSMS en cas de difficultés :
Les ATC peuvent prévoir avec les ESSMS les plus en difficulté une remise de leur rapport d’évaluation à une date ultérieure à celle initialement programmée en mettant à jour l’arrêté de programmation en décembre N. Il est cependant important pour l’ATC, dans ce cas de figure qui peut impliquer un renouvellement par tacite reconduction de l’autorisation, de veiller à tenir compte de la situation de l’établissement ou du service en amont de cette décision et de s’assurer de la qualité globale des accompagnements (signalements, en événements indésirables graves, résultats d’inspections).
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Priorisations dans le cadre des premières programmations :
Une priorisation de certaines situations pour les premières années de la programmation au cours de cette période peut notamment être la suivante :
- L’articulation avec les CPOM ;
- Les ESSMS dont les autorisations arrivent prochainement à échéance afin de pouvoir disposer d’un rapport d’évaluation récent parmi ceux pris en compte pour le renouvellement de l’autorisation ;
- Les ESSMS ayant été renouvelés par tacite reconduction sans transmission de rapport d’évaluation ;
- Les ESSMS n’ayant pas eu d’échanges avec leur(s) autorité(s) de tarification et de contrôle ;
- Le cas échéant, et dans la mesure du possible, les ESSMS gérés par un seul gestionnaire et dont les échéances de transmission d’évaluation pourraient être articulées.
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Réaliser son auto-évaluation :
La réalisation d’auto-évaluations, non obligatoires, est fortement recommandée par la HAS dans un objectif d’amélioration continue de la qualité. Il est à noter que toute autre démarche interne relative à la qualité et complémentaire au dispositif des évaluations peut être envisagée.
Ces auto-évaluations contribuent à préparer les structures à la réalisation de leurs évaluations et à la démarche d’amélioration continue de la qualité. Les résultats de l’auto-évaluation ne sont pas transmis en tant que tels aux ATC. Lorsqu’elle est réalisée, l’auto-évaluation est mentionnée dans le rapport annuel d’activité que les ESSMS adressent à leur(s) ATC. Celui-ci comporte notamment les avancées du plan d’amélioration continue de la qualité (PAQ) mis en œuvre par la structure.
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Pas de remise en cause de la durée d’autorisation :
Le nouveau rythme quinquennal des évaluations ne remet pas en cause la durée de l’autorisation de quinze ans. Une évolution du lien entre évaluations et autorisation a été introduite et prévoit la prise en compte, pour le renouvellement de l’autorisation, des résultats de l’ensemble des évaluations transmises à compter de la date de l’autorisation et au plus tard deux ans avant la fin de l’autorisation, et non plus uniquement le dernier rapport d’évaluation comme le prévoyait le dispositif précédent. Désormais, ce sont tous les résultats d’évaluations réalisées et transmis à compter de la date de l’autorisation et jusqu’à la treizième année de l’autorisation qui sont pris en compte pour le renouvellement de l’autorisation.
Cela permet une programmation souple, sans se focaliser sur le dernier rapport d’évaluation transmis la douzième ou la treizième année de l’autorisation.
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Suivi de l’évaluation :
Après la visite d’évaluation, l’ESSMS va pouvoir enrichir et prioriser les actions d’amélioration à mettre en œuvre dans la structure. Lors du dialogue de gestion des comptes annuels (ERRD ou compte administratif), l’ATC doit s’assurer de la mise en œuvre effective de la démarche qualité via la lecture des rapports d’activité.
Dans le rapport d’activité annuel de la structure, il sera donc possible de présenter un suivi du plan d’actions issu des résultats de l’évaluation, valoriser les actions engagées en faveur de l’amélioration continue de la qualité, faire état de l’avancée des actions prioritaires spécifiquement engagées dans le cadre des critères impératifs non satisfaits lors de la visite d’évaluation.
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Foire aux questions récemment mise en ligne sur le site du ministère :
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L’équipe d’AM Consultants
